Jak przygotować PRZETARG?

W przypadku inwestycji o znacznej wartości, więc zgodnie z obowiązującym prawem zamówień publicznych (PZP) dla zamówienia powyżej progu bagatelności wynoszącego 30 tys. euro, czyli 129 351 zł. Przed rozpoczęciem prac budowlanych, należy powołać komisję przetargową. Są to minimum 3 osoby pełniące rolę zespołu pomocniczego, których głównym zadaniem jest badanie i ocena ofert wykonawców.

Na początku w specjalnym regulaminie sporządzonym przez kierownika (działającego z ręki inwestora) musi zostać ustalona organizacja, skład oraz tryb pracy, a także zakres obowiązków członków komisji. Wszelkie informacje powinny być zawarte w formie pisemnej w języku polskim. Następnie należy spełnić 12 kroków przedstawionych poniżej.

1. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

Należy określić, w sposób jednoznaczny i wyczerpujący, charakter budowy wraz ze szczegółami technicznymi.

2. OSZACOWANIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

Oszacowanie wartości ma na celu określenie dalszego postępowania w związku z obowiązkowymi względem prawa procedurami i dotyczy zarówno zamawiającego, czyli inwestora, jak i wykonawców. Jeżeli wartość zamówienia jest niższa od równowartości 30 000 euro, to nie trzeba stosować procedur wymaganych w ustawie o PZP. Ustalenia wartości w przypadku robót budowlanych dokonuje się nie wcześniej niż 6 miesięcy przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia.

3. OKREŚLENIE WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU

Zgodnie z przesłankami przedstawionymi w art. 24 PZP, wykonawca może zostać wykluczony z postępowania, jeśli nie posiada wymaganych uprawnień, wiedzy, doświadczenia, potencjału technicznego, a także osób zdolnych do wykonania zamówienia. Sprawdzana jest także sytuacja ekonomiczna i finansowa wykonawcy. Wymogiem wobec zamawiającego jest określenie warunków udziału, które nie utrudniają uczciwej konkurencji oraz stosowanie się do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 19.05.2006r. (Dz. U. z 2006 r. Nr 87, poz. 605, ze zm.). Zamawiający nie może żądać innych dokumentów, niż te określone w powyższym rozporządzeniu.

4. PUBLIKACJA OGŁOSZENIA

W art. 41 PZP zamawiający może znaleźć dokładne wymagania odnośnie treści ogłoszenia o zamówieniu (kliknij, żeby dowiedzieć się więcej!) Obowiązkowo należy opublikować je w Biuletynie Zamowień Publicznych (drogą elektroniczną, za pomocą formularza na stronie www.uzp.gov.pl), a można również na własnej stronie internetowej. Dla zamówień o znacznej wartości wymagana jest także publikacja w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej oraz prasie.

5. PRZYGOTOWANIE SPECYFIKACJI ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA

Informacje, które muszą się znaleźć w specyfikacji określone są w art. 36 PZP. Zamawiający musi się do nich zastosować, dołączyć odpowiednie dokumenty oraz przekazać specyfikację wykonawcom na ich wniosek. Przekazanie specyfikacji powinno nastąpić nie później niż w ciągu 5 dni od pobrania wniosku.

6. WYJAŚNIENIE I MODYFIKACJA TREŚCI SPECYFIKACJI

W przypadku zastrzeżeń, bądź braku zrozumienia, wykonawca może zwrócić się do zamawiającego o wyjaśnienie treści specyfikacji. Zamawiający powinien odpowiedzieć na treść zapytań, udostępnić je wykonawcom oraz opublikować na stronie internetowej lub zwołać zebranie wszystkich wykonawców i udzielić wyjaśnienia. Tylko w szczególnych przypadkach zamawiający ma prawo zmodyfikować treść specyfikacji, a zmiany nie mogą dotyczyć kryteriów oceny ofert ani warunków udziału w postępowaniu.

7. OTWARCIE OFERT I KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

Otwarcie ofert odbywa się po upłynięciu terminu składania ofert, w miejscu i terminie określonym w specyfikacji. Zanim oferty zostaną otwarte, zamawiający określa wysokość kwoty realizacji zamówienia. Następnie następuje odczytanie informacji i warunków zawartych w każdej ofercie, a w dalszej kolejności – kwalifikacja wykonawców. Zadaniem zamawiającego jest wnikliwe sprawdzenie wszystkich wymaganych oświadczeń i dokumentów. Utrwalenie kwalifikacji zapewnia wypełnienie druku ZP-14. Niespełnienie któregokolwiek warunku powoduje wykluczenie wykonawcy z postępowania – należy wtedy wypełnić druk ZP-15 i niezwłocznie powiadomić o tym wykonawcę.

8. BADANIE I WYBÓR NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY

W toku badania niedopuszczalne jest prowadzenie negocjacji czy dokonywanie zmian w treści. Zgodnie z prawem można natomiast poprawić omyłki pisarskie czy rachunkowe. Należy wtedy poinformować wszystkich wykonawców o wprowadzonych zmianach. Zamawiający ma za zadanie sprawdzić, czy mają miejsce okoliczności skutkujące odrzuceniem ofert, np.: niezgodność treści oferty z ustawą lub specyfikacją, zawarcie w ofercie rażąco niskiej ceny, popełnienie czynu nieuczciwej konkurencji. Jeśli któraś oferta zostanie odrzucona, to zamawiający ma obowiązek poinformować o tym wszystkich wykonawców, łącznie z jej autorem oraz wypełnić druk ZP-16.

Zamawiający wybiera najkorzystniejszą ofertę na podstawie ceny, jakości, funkcjonalności, parametrów technicznych, kosztów eksploatacji, serwisu oraz terminu wykonania zamówienia. Do prezentacji wyników oceny ofert służy druk ZP-17 oraz ZP-18. Należy niezwłocznie poinformować wszystkich wykonawców o wynikach oraz zamieścić je na swojej stronie internetowej oraz w swojej siedzibie.

Jeżeli wartość zamówienia przekracza 20 000 000 euro, to istnieje obowiązek przekazania informacji również prezesowi UZP oraz szefowi CBA.

9. WYPEŁNIENIE STOSOWNYCH DRUKÓW PROTOKOŁU I DRUKÓW ZP

Na koniec zamawiający przygotowuje pisemny jawny protokół wraz z załącznikami: umową w sprawie zamówienia publicznego, ofertami, opiniami biegłych, oświadczeniami, zawiadomieniami, wnioskami i innymi dokumentami składanymi przez zamawiającego i wykonawców. Należy się stosować do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 19.05.2006r., które określa wzór protokołu i druków ZP. (kliknij, żeby się dowiedzieć jakie są ich rodzaje!)

10. ZAWARCIE UMOWY

Umowa musi zostać zawarta na piśmie, w innym wypadku jest nieważna. Zakres świadczenia wykonawcy nie może wykraczać poza przedmiot zamówienia określony w specyfikacji. Umowa powinna być zawarta na czas określony i nie dłuższy niż 4 lata.

11. PUBLIKACJA OGŁOSZENIA O UDZIELENIU ZAMÓWIENIA

Poniżej równowartości 137 000 lub 211 000 euro, zamawiający niezwłocznie po zawarciu umowy zamieszcza ogłoszenie o udzieleniu zamówienia w Biuletynie Zamówień Publicznych, a powyżej tych kwot przekazuje je Urzędowi Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich. Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia sporządza się na druku ZP-25.

12. ZABEZPIECZENIE WYKONANIA UMOWY

Przy zamówieniach o znacznej wartości zamawiający musi zażądać od wykonawcy należytego zabezpieczenia wykonania umowy. Zabezpieczenie służy pokryciu roszczeń z tytułu nienależytego wykonania umowy lub gwarancji jakości. Zwrot zabezpieczenia następuje w terminie 30 dni od dnia wykonania zamówienia i uznania przez zamawiającego za należycie wykonane.